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企业邮箱的好处和功能

在社会高速发展的今天,各企业无不以树立企业品牌形象,提高产品知名度为己任,除加大力度的对外广告宣传外,软性宣传及其他配套设施的建设也显得尤为重要,如企业文化的建立,办公自动化等等,从不同侧面彰显企业的实力。同时,以企业的域名作为后缀的电子邮件地址的企业邮箱已经成为电话、传真之后的最重要的办公工具。电子邮件快速的传递方式、可靠的信息安全、便捷的使用方式等优势,使电子邮件的使用得到越来越多企业的认可,在日常工作、生活当中的信息交流、文件传递方面起到举足轻重的作用。

作为现代化办公的重要组成部分,海亮集团在2012年11月对企业邮箱进行了升级,从原来的M邮箱升级到iCoremail邮箱,除了在功能上得到了很大的提升,现有升级后的企业邮箱与原有邮箱在以下几个方面有较大区别:

1.形象上;原有邮箱只有少数人使用,对外都是使用个人邮箱,无企业形象。而升级后的企业邮箱已经普遍下发到各个公司,避免对外使用个人邮箱,全面提升和维护企业在对外交流中的形象。

2.空间分配上;原有邮箱容量都比较小,不能满足业务人员的需求。而升级后的企业邮箱标准容量为5G,但是可以根据实际情况自主分配各个邮箱空间,并在使用过程中可按实际使用情况做调整。

3.用户管理上;原有邮箱的用户名跟密码都是由使用者自主提出而设置,没有规范性。而升级后的企业邮箱对用户命名都有了统一的规范,及时修改邮箱用户,避免企业信息流失,从而造成损失。

4.大附件支持;原有邮箱附件一般只有10M左右,但升级后的邮箱支持超大附件,具有文件中转站功能,能支持1G的大附件。

 

海亮集团企业邮箱从11月份开始进行升级方案的制定,经过一个月的紧张准备,在12月初一期(铜加工、有机农业、环保板块、股权投资、酒店板块)正式上线,上线的各个公司现已实现以下功能:

1.建立及推广企业形象

因企业邮箱其重要性不亚于一个企业网站,有助于企业建立先进的网络形象,是企业籍由互联网推广及宣传企业形象的又一重要途经。以企业邮箱跟客户联系,可起到强力的品牌推广效应,客户可通过邮箱后缀得知企业网站,并登陆网站了解更多的企业资讯。同时,以整齐划一的企业邮箱对外交流时,可使企业给人以规模化及国际化的感觉,从而进一步提升企业形象及让客户增加信任度。

2.便于管理

企业可以自行设定管理员来分配和管理内部员工的邮箱帐号,根据员工的部门、职能的不同来设定邮箱的空间、类别和所属群体,并可以根据企业的发展状况随时添加、删除用户。当员工离职时,企业可回收邮箱并保存邮箱内的业务通信信息,从而保证业务活动的连贯性。

3.邮件收发方便

企业邮箱一般可通过WEB方式和客户端软件方式来收发邮件,普遍支持POP3/SMTP等标准EMAIL协议,并支持Outlook、Foxmail等大多数邮件客户端程序,满足用户不同的使用习惯,使得电子邮件的使用和管理更为方便。

4.反垃圾邮件

目前,中国已经成为继美国之后的世界第二大垃圾邮件制造国。日益猖獗的垃圾邮件已经严重影响到企业的网络应用活动。企业邮箱使用专业的杀毒和反垃圾系统,保证企业获得绿色邮件通讯的服务。目前每月基本上都有上千份多少垃圾邮件被隔离掉。

5.iCoremail专业技术服务

企业邮箱作为企业进行国内外事务,商务交流的基本途径之一,其安全性、稳定性将对企业的商务等活动有着比较重要的影响。而企业邮箱服务商具有专业的设备和专业的技术队伍,可以使通信过程中的企业资料和商务信息得到最大程度的保护。有一套安全体系,防范措施从千兆防火墙、抗拒绝服务攻击设备及Sophos病毒控制中心等一应俱全;在保护系统数据和用户文件上,特别设计了包括RAID、磁盘阵列、磁带库、异地存储在内的多级冗余备份系统,确保数据万无一失;同时采用智能反垃圾邮件系统,拦截和过滤垃圾邮件达95%以上。

6.邮件移动设备实时推送

企业邮箱已经能通过Pushmail进行智能手机、ipad等移动设备对邮件实时推送,使用户方便及获取收取邮件信息。

7.日程共享

用户在webmail上建立的日程会议信息可以通过设置共享,在整个公司,部门或者部分用户中实现会议共享。

通过一个月的实践与总结,海亮企业邮箱在一期的推广中获得了不错的使用效果,更为重要的是在海亮品牌的宣传和推广中发挥出了突出作用。在未来的一段时间,我部将竭力保证海亮企业邮箱二期(基础教育、房地产)的顺利上线,进一步为海亮的整体建设和品牌宣传做出自己的贡献。(通讯员张杨燕)

 

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